Mens du arbejder med rapporter, vil du have, at brugerne indtaster specifikke oplysninger om deres personlige oplysninger, der skal indtastes i Excel -regneark. For at forhindre brugere i at indtaste SSN med større eller mindre end 9 cifre, vil vi bruge Excels indbyggede datavalidering.
Lad os tage et eksempel:
- SSN må ikke være mere end 9 cifre for at begrænse brugeren til at indtaste deres SSN og forhindre dem i at indtaste cifre, der er mindre end eller større end 9.
- I kolonne A har vi navne, og i kolonne B vil vi have, at personerne indtaster deres SSN
- Mens vi indtaster SSN, ønsker vi, at brugeren indtaster 9 cifre, da SSN kræver præcis 9 cifre (ikke mere eller mindre end).
- Vælg de celler, hvor datavalidering skal anvendes, mens du indtaster SSN.
- Klik på Databånd
- I Dataværktøjer gruppe, klik på Data validering
- Det Data validering dialogboks vises
- I fanen Indstillinger skal du vælge Brugerdefineret i valideringskriterier og indtaste formlen som = LEN (B2) = 9 i formelboks
- Ovenstående formel forhindrer brugerne i at indtaste cifre, der er mindre eller større end 9 cifre.
- Klik på OK
- Hvis vi indtaster nøjagtigt 9 cifre i kolonne B, accepterer cellen tallene
- Selvom vi med vilje indtaster mere end 9 cifre, tillader Excel ikke indtastning, og der vises en fejlmeddelelse for at underrette problemet.
- Hvis vi indtaster mindre end 9 cifre, vil Excel også ikke tillade os at indtaste, og der vises en fejlmeddelelse.
Ved hjælp af Excels indbyggede datavalidering kan vi forberede tilpassede rapporter, så brugeren kan indtaste de specifikke oplysninger, der er nyttige til at lave rapporter.