Hvorfor købe et dyrt overvågningsstyringsværktøj til din opstart, hvis du kan spore holdets tilstedeværelse i Excel? Ja! Du kan nemt oprette en tilstedeværelsessporer i Excel. I denne artikel lærer vi, hvordan du gør det.
Trin 1: Opret 12 ark for hver måned i en projektmappe
Hvis du planlægger at spore fremmøde i et år, skal du oprette hver måneds ark i Excel.
Trin 2: Tilføj kolonner for hver dato i hver måneds ark.
Opret nu en tabel, der indeholder navnene på dine holdkammerater, en kolonne for totaler og 30 (eller antal dage om måneden) kolonner med dato og hverdag som kolonneoverskrifter.
For at få navnet på hverdag kan du slå kalenderen op, eller du kan bruge formlen til at kopiere den i resten af cellerne.
| = TEKST (dato, "ddd") |
Du kan læse om det her.
Formater weekender og helligdage mørke og fyld dem med faste værdier som weekend/ferie som vist på billedet herunder.
Gør det samme for hvert ark.
Trin 3. Ret de mulige input ved hjælp af datavalidering for hver åben celle.
Nu kan alle indsætte deres fremmøde i arket, men de kan indtaste tilfældig tekst. Nogle skriver muligvis P til nuværende eller Til stede eller pr. Osv. Datainformation er obligatorisk i ethvert fremmødeshåndteringssystem.
For at give brugerne mulighed for kun at skrive P eller A for henholdsvis nuværende og fraværende, kan vi bruge datavalidering.
Vælg en hvilken som helst celle, gå til data i båndet og klik på datavalidering. Vælg liste fra indstillinger, og skriv A, P i tekstfeltet.
Hit OK.
Kopiér denne validering for hele det åbne dataområde (åbent område betyder celle, hvor brugeren kan indsætte værdier).
Trin 3: Lås alle celler, undtagen hvor fremmøde skal indtastes.
Vælg dato og dato kolonne. Vælg f.eks. 1-jan. Klik nu på det valgte område og gå til celleformateringen. Gå til beskyttelse. Fjern markeringen i det aflåste afkrydsningsfelt. Hit OK. Kopier nu dette område til alle åbne datointervaller.
Dette tillader kun adgang til disse celler, når vi beskytter regnearkene ved hjælp af regnearksbeskyttelsesmenuen. Således vil dine formler, tilmeldinger være intakte, og brugerne kan kun ændre deres fremmøde.
Trin 4: Beregn nuværende dage for holdkammerater
Så hvordan beregner du de nuværende dage? Alle har deres egne formler til beregning af fremmøde. Jeg vil diskutere min her. Du kan foretage ændringer i henhold til dit krav om fremmøde.
Jeg tæller det samlede antal nuværende dage som samlede dage i en måned, minus antallet af fraværende dage. Dette vil holde ferie og weekender i skak. De tælles automatisk som arbejdsdage.
Så excelformlen til at tælle nuværende dage vil være som:
| = COUNT (datoer) -COUNTIF (fremmøde_område, "A") |
Dette vil som standard holde alle til stede i hele måneden, indtil du har markeret dem fraværende på arket.
I eksemplet er formlen:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Jeg har skrevet denne formel i celle B3 og derefter kopieret den ned. Du kan se, at 27 dages vises som en gave. Selvom jeg ikke har fyldt alle tilstedeværelsescellerne. Du kan beholde det på denne måde, hvis du som standard vil have dem til stede. Eller hvis du vil have dem som standard fraværende, skal du kontrollere alle cellerne som fraværende. Dette bevarer kun de nuværende dage i den aktuelle beregning.
Trin 5: Beskyt arket
Nu hvor vi har gjort alt på dette ark. Lad os beskytte det, så ingen kan ændre formlen eller formateringen på arket.
Gå til fanen Anmeldelse på båndet. Find menuen Beskyt ark. Klik på den. Det åbner en dialogboks, der beder om de tilladelser, du vil give brugerne. Kontroller alle de tilladelser, du gerne vil tillade. Jeg vil kun have, at brugeren ikke kan fylde fremmøde med andet. Så jeg vil beholde det som det er.
Du skal bruge en adgangskode, som du let kan huske. Ellers kan enhver låse den op og ændre tilstedeværelsesarbejdsbogen.
Hvis du nu prøver at ændre ikke -deltagelsesceller, tillader Excel dig ikke at gøre det. Du kan dog ændre tilstedeværelsescellerne, da vi har ubeskyttet dem.
Trin 6: Gør ovenstående procedure for alle månedsarkene
Gør det samme for hvert månedsark. Den bedste måde er at kopiere det samme ark og lave 12 ark ud af det. Fjern beskyttelsen af dem, og foretag de nødvendige ændringer, og beskyt dem derefter igen.
Forbered Master Attendance Sheet
Selvom vi har alle arkene klar til at blive brugt til fremmødefyldning, har vi ikke ét sted at overvåge dem alle.
Administrationen vil gerne se alt fremmødet ét sted i stedet for på forskellige ark. Vi er nødt til at oprette et overordnet fremmødeblad.
Trin 7: Forbered hovedtabel for at overvåge fremmøde ét sted i Excel
Til det skal du udarbejde en tabel, der indeholder navnet på holdkammerater som rækkeoverskrifter og månedens navn som kolonneoverskrifter. Se billedet herunder.
Trin 7: Opslag tilstedeværelse af team fra hvert månedsark
For at slå tilstedeværelse op fra arket kan vi have en simpel VLOOKUP -formel, men så bliver vi nødt til at gøre det 12 gange for hvert ark. Men du ved, at vi kan have en formel til at slå op fra flere ark.
Brug denne formel i Celle C3 og kopier i resten af arkene.
| = VLOOKUP ($ A3, INDIRECT (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Da vi ved, at alle arkene har samlet fremmøde i område B3: B12, bruger vi INDIRECT -funktionen til at hente værdier fra flere ark. Når du kopierer denne formel til højre, finder den værdier op i februar -ark.
Forsigtig: Sørg for, at arknavnene og kolonneoverskrifterne i master er de samme, ellers fungerer denne formel ikke.
Trin 8: Brug Sum -funktionen til at få alle de nuværende dage af året for en holdkammerat.
Dette er valgfrit. Hvis du vil, kan du beregne de samlede nuværende dage for dine medarbejdere i løbet af året ved blot at bruge sumformlen.
Og det er det. Vi har vores Excel Attendance Management System klar. Du kan ændre dette efter dine krav. Brug den til lønberegning, incitamentsberegning eller andet. Dette værktøj vil ikke svigte dig.
Du kan foretage ændringer for at beregne ferier og weekender separat i hvert ark. Træk dem derefter fra de samlede nuværende dage for at beregne de samlede arbejdsdage. Du kan også inkludere L for orlov i rullemenuen for at markere orlov for medarbejdere.
Så ja fyre, sådan kan du oprette et excel -tilstedeværelsesstyringssystem til din opstart. Det er billigt og yderst fleksibelt. Jeg håber, at denne vejledning hjælper dig med at oprette din egen Excel -deltagelses -projektmappe. Hvis du har spørgsmål, så lad mig vide det i kommentarfeltet herunder.
Opslag fra variabeltabeller ved hjælp af INDIRECT: For at slå op fra en tabelvariabel i Excel kan vi bruge INDIRECT -funktionen. INDIRECT -funktionen tager tekstområdet og konverterer det til det faktiske fremmødeområde.
Brug INDEX og MATCH til at slå op på værdi: INDEX-MATCH-formlen bruges til at slå dynamisk og præcist op i en værdi i en given tabel. Dette er et alternativ til VLOOKUP -funktionen, og det overvinder manglerne i VLOOKUP -funktionen.
Brug VLOOKUP fra to eller flere opslagstabeller | For at slå op fra flere tabeller kan vi tage en IFERROR -tilgang. At slå op fra flere tabeller tager fejlen som en switch til den næste tabel. En anden metode kan være en If -tilgang.
Sådan laver du store og små bogstaver i Excel | excels VLOOKUP -funktion er ikke store og små bogstaver, og den returnerer den første matchede værdi fra listen. INDEX-MATCH er ingen undtagelse, men den kan ændres for at gøre dens store og små bogstaver følsomme. Lad os se, hvordan…
Opslag, der ofte vises tekst med kriterier i Excel | Opslaget vises oftest i tekst i et område, vi bruger INDEX-MATCH med MODE-funktionen. Her er metoden.
Populære artikler:
50 Excel -genveje til at øge din produktivitet | Få hurtigere til din opgave. Disse 50 genveje får dig til at arbejde endnu hurtigere i Excel.
Sådan bruges Excel VLOOKUP -funktion| Dette er en af de mest anvendte og populære funktioner i excel, der bruges til at slå værdi op fra forskellige områder og ark.
Sådan bruges Excel COUNTIF -funktion| Tæl værdier med betingelser ved hjælp af denne fantastiske funktion. Du behøver ikke at filtrere dine data for at tælle bestemte værdier. Countif -funktion er afgørende for at forberede dit dashboard.
Sådan bruges SUMIF -funktionen i Excel | Dette er endnu en vigtig instrumentbrætfunktion. Dette hjælper dig med at opsummere værdier på bestemte betingelser.